Orders uit je mailbox automatisch verwerken: zo maak je het betrouwbaar
Ik bouw op dit moment een oplossing voor een teler die bestellingen van restaurants per mail ontvangt. Elke order werd tot nu toe met de hand overgetypt in de factuursoftware. Klanten bestellen zoals ze altijd deden: een paar regels tekst, een pdf, een Excel-bestand of een link naar een bestelplatform. Die gewoonte verander je niet, dus de techniek moet zich aanpassen. Dit zijn de keuzes die het betrouwbaar maken.
Eerst kijken hoe er echt besteld wordt
Voordat ik iets bouwde, heb ik de ordermails van twee seizoenen geanalyseerd. Het overgrote deel bleek vrije tekst, met datums als ‘morgen’ of ‘vrijdag’. Veel klanten bestelden vanaf een privé-adres dat nergens in de administratie stond. Zonder die inventarisatie had ik de verkeerde oplossing gebouwd.
Toegang zo klein mogelijk
Een oplossing die mail leest, moet zo weinig mogen als nodig:
- De app mag in Microsoft 365 alleen die ene mailbox lezen, niet de rest van de organisatie
- Geen wachtwoord maar een certificaat, met de sleutel in een kluis
- Alleen mails van bekende klanten worden verwerkt; de rest wordt niet opgeslagen
- Alles draait in Europa, met vaste bewaartermijnen
AI leest, harde regels controleren
De AI is goed in het begrijpen van een rommelige bestelling. Maar een paar dingen controleer ik niet met AI, maar met harde regels: bestaat het artikel, valt het aantal binnen wat deze klant normaal bestelt, is de klant eenduidig en staat er een leverdatum in? Faalt één controle, dan blijft de order altijd ter controle staan.
Een concept, geen definitieve pakbon
In de eerste versie maakt de oplossing alleen een concept. De eigenaar ziet het voorstel, past het zo nodig aan en zet het op definitief. In de mailbox ziet hij met een kleur welke mails al klaarstaan en welke aandacht nodig hebben.
Pas als een klant een reeks orders foutloos heeft opgeleverd, gaan diens orders direct door. Wat ‘foutloos’ is, meet ik niet aan de zelfinschatting van het AI-model, maar aan het verschil tussen het voorstel en wat de eigenaar uiteindelijk definitief maakt.
Hulp nodig hierbij? Lees meer over koppelingen laten maken of stel je vraag hieronder.