Copilot of Claude uitrollen: wat regel je eerst?
De meeste vragen die ik krijg over AI beginnen bij de licentie: welke, hoeveel, wat kost het. Maar de belangrijkste vraag komt eerder. Een AI-assistent zoals Copilot of Claude werkt met de rechten van de gebruiker. Alles wat een medewerker kan openen, kan de assistent ook vinden, samenvatten en citeren. Staan je rechten te ruim, dan merk je dat pas als iemand vraagt wat de directie verdient.
1. Ruim de rechten op in SharePoint, OneDrive en Teams
In bijna elke Microsoft 365-omgeving die ik bekijk, staan bestanden breder open dan iemand bedoeld heeft. Dat is nooit een probleem geweest, omdat niemand ze zocht. Met AI verandert dat: de assistent zoekt overal.
- Deellinks die op ‘iedereen in de organisatie’ staan
- Teams en sites waar oud-medewerkers of gasten nog lid van zijn
- Mappen met personeelsdossiers, salarissen of contracten zonder eigen rechten
- Persoonlijke OneDrives die als gedeelde schijf zijn gaan dienen
2. Label wat vertrouwelijk is
Met gevoeligheidslabels geef je documenten een stempel zoals ‘Vertrouwelijk’ of ‘Alleen directie’. Copilot respecteert die labels en de versleuteling die eraan hangt. Begin klein: twee of drie labels die iedereen snapt, en zet ze automatisch op de mappen waar het gevoelige werk staat.
3. Zet identiteit en apparaten op orde
Een AI-assistent maakt het makkelijker om veel informatie snel te verzamelen. Dat geldt ook voor iemand die een gestolen wachtwoord gebruikt. MFA voor iedereen, Conditional Access die alleen beheerde apparaten toelaat, en apparaten in Intune zijn daarom geen luxe, maar de voorwaarde.
4. Kies bewust: Copilot, Claude of allebei
Copilot zit diep in Word, Excel, Outlook en Teams en blijft binnen je eigen Microsoft 365-omgeving. Claude is sterker in redeneren en lange documenten, en is makkelijker te koppelen aan andere systemen zoals je boekhouding of CRM. In de praktijk werkt een combinatie vaak het best: Copilot voor het dagelijkse kantoorwerk, Claude voor analyse en voor koppelingen.
Let bij Claude op waar het draait. Ik gebruik het waar mogelijk via Europese servers en met afspraken dat je gegevens niet gebruikt worden om modellen te trainen.
5. Maak afspraken, ook voor de AI Act
Sinds februari 2025 moeten organisaties die AI inzetten zorgen dat hun medewerkers ‘AI-geletterd’ zijn. Dat hoeft geen cursus van een week te zijn. Leg vast wat wel en niet in een AI-assistent mag, wie verantwoordelijk is, en geef een korte uitleg. Daarmee pak je meteen de ‘schaduw-AI’ aan: medewerkers die nu op eigen houtje klantgegevens in gratis tools plakken.
6. Begin met één team en één proces
Rol niet in één keer uit naar iedereen. Kies een team en een taak die elke week tijd kost, zoals offertes voorbereiden of mail samenvatten. Kijk na een paar weken wat het oplevert, en breid dan uit. Zo betaal je niet voor licenties die niemand gebruikt.
Hulp nodig hierbij? Lees meer over copilot & claude veilig inrichten of stel je vraag hieronder.