Een AI-assistent in je boekhouding, zonder hem de sleutels te geven

Het probleem: er bestaat geen sleutel voor alleen lezen

Veel boekhoudpakketten, SnelStart ook, kennen geen API-sleutel die alleen kan lezen. Wie de sleutel heeft, kan boeken. Geef je die sleutel aan een AI-assistent, dan kan een fout van het model of een slimme instructie in een binnengekomen factuur (‘prompt-injectie’) direct in je fiscale administratie terechtkomen.

De oplossing: twee gescheiden processen

Ik heb het daarom in tweeën geknipt. Het ene proces heeft de sleutels en kan boeken, maar alleen na een klik van een mens in een beveiligd portaal met tweestapsverificatie. Het andere proces praat met de AI, heeft géén sleutels en kan alleen lezen via een smalle tussenlaag.

Het gevolg: wat de AI ook doet, het slechtste dat kan gebeuren is een onzinnig voorstel. Dat zie je in de goedkeurlijst en dat keur je niet goed.

Voorstellen in plaats van boeken

De AI doet alles wat voorbereidend werk is:

• Bankmutaties koppelen aan openstaande facturen
• Inkoopfacturen uitlezen en een boeking voorstellen met grootboek en btw
• Controles draaien, bijvoorbeeld op dubbele facturen of ontbrekende documenten
• Vragen beantwoorden over je cijfers, in gewone taal

Een audit-trail voor elke stap

Elk voorstel, elke goedkeuring en afwijzing wordt vastgelegd: wat werd voorgesteld, door welk kanaal, wie het goedkeurde en wanneer. Dat is prettig voor jezelf, en het is precies wat een accountant wil zien als hij vraagt hoe een boeking tot stand kwam.

Ook bruikbaar voor CRM, ERP en andere systemen

Hetzelfde patroon werkt overal waar fouten duur zijn: een CRM, een ERP, een webshop. De AI leest en stelt voor, een mens beslist, en de techniek zorgt dat het niet anders kan. Dat is geen wantrouwen tegenover AI, maar gewoon goed ontwerp.