Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 22 september 2026

1. Wie wij zijn

Van den Dungen Consultancy (VDDC) is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 17242594, gevestigd te Oirschot. VDDC is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Vragen over privacy stel je via [email protected]

2. Welke gegevens wij verwerken

Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, het contactformulier of WhatsApp, verwerken wij:

  • je naam, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsnaam;
  • de inhoud van je berichten, inclusief bijlagen zoals foto's en documenten;
  • datum en tijdstip van het contact;
  • bij WhatsApp: je WhatsApp-telefoonnummer of, als je een WhatsApp-gebruikersnaam gebruikt, de door WhatsApp toegekende gebruikers-ID.

3. WhatsApp en onze CRM-koppeling

Berichten die je ons via WhatsApp stuurt, en de antwoorden die wij je via WhatsApp sturen, worden via het WhatsApp Business Platform van Meta automatisch doorgezet naar ons klantrelatiebeheersysteem (Microsoft Dynamics 365). Daar worden ze vastgelegd bij je klantdossier, zodat wij je vraag kunnen opvolgen en een volledig beeld hebben van onze contacten met je.

Om binnenkomende vragen te ordenen, laten wij een automatische samenvatting en rubricering maken (bijvoorbeeld "offerteaanvraag" of "storing"). Daarvoor wordt de berichttekst verwerkt door een AI-dienst van Anthropic. Deze verwerking leidt niet tot besluiten over jou; een mens beoordeelt en beantwoordt elke vraag. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.

Ons WhatsApp-nummer wordt ook voor persoonlijke gesprekken gebruikt. Berichten die geen zakelijk karakter hebben, worden niet in ons klantrelatiebeheersysteem opgenomen en worden uit de koppeling verwijderd.

4. Waarom wij deze gegevens verwerken

  • Uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek voordat een overeenkomst wordt gesloten, zoals het beantwoorden van een offerteaanvraag.
  • Gerechtvaardigd belang: het goed kunnen opvolgen van vragen en het bijhouden van een volledig klantdossier.
  • Wettelijke verplichting: het bewaren van gegevens die nodig zijn voor onze fiscale administratie.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners, die gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken:

  • Meta Platforms Ireland Ltd. — WhatsApp Business Platform, voor het ontvangen en versturen van WhatsApp-berichten;
  • Microsoft Ireland Operations Ltd. — Microsoft Dynamics 365 en Microsoft 365, voor klantrelatiebeheer en e-mail;
  • Railway Corporation — hosting van de koppeling tussen WhatsApp en ons klantrelatiebeheersysteem;
  • Anthropic PBC — AI-dienst voor het samenvatten en rubriceren van binnenkomende vragen.

Een deel van deze dienstverleners verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

  • Klantdossiers, inclusief WhatsApp-gesprekken: zolang de klantrelatie loopt en tot twee jaar na het laatste contact.
  • Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie: zeven jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
  • Berichten zonder zakelijk karakter: niet opgeslagen in ons klantrelatiebeheersysteem; verwijderd uit de koppeling binnen zeven dagen.

7. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand.

8. Gegevens laten verwijderen

Wil je dat wij je gegevens verwijderen, inclusief je WhatsApp-gesprekken met ons? Stuur een e-mail naar [email protected] met het telefoonnummer waarmee je ons hebt geappt. Wij verwijderen je gegevens binnen dertig dagen uit ons klantrelatiebeheersysteem en de koppeling, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren. Je ontvangt een bevestiging zodra dat is gebeurd.

9. Klachten

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Privacy policy — English summary

Van den Dungen Consultancy (VDDC), registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 17242594, is the data controller for personal data processed through this website and our business communication channels.

WhatsApp. Messages you send us on WhatsApp, and our replies, are received through the Meta WhatsApp Business Platform (Cloud API) and stored in our CRM system, Microsoft Dynamics 365, as part of your customer record. Incoming questions are automatically summarised and categorised using an AI service provided by Anthropic; no decisions about you are made automatically, and every question is reviewed and answered by a person. Messages that are not business-related are not stored in our CRM.

Data we process: name, phone number or WhatsApp user ID, email address, company name, message content including attachments, and timestamps.

Purposes and legal bases: responding to and following up on your enquiries (performance of a contract or pre-contractual steps; legitimate interest), and meeting statutory record-keeping obligations.

Processors: Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business Platform), Microsoft Ireland Operations Ltd. (Dynamics 365, Microsoft 365), Railway Corporation (hosting of the integration service), Anthropic PBC (AI summarisation). Transfers outside the EEA rely on the EU–US Data Privacy Framework or the European Commission's Standard Contractual Clauses.

Retention: customer records for the duration of the relationship and up to two years after last contact; financial records for seven years; non-business messages are not stored and are removed from the integration within seven days.

Data deletion: email [email protected] with the phone number you used to contact us. We delete your data within 30 days, unless we are legally required to retain it, and confirm once completed.

Your rights: access, rectification, erasure, restriction, objection and data portability. You may lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).